PRM（患者管理システム）Kakarite FAQ/FF1作成方法_Excelで入力する方法
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FF1作成方法_Excelで入力する方法

 

作成手順

外来様式1作成メニューは、充実管理/外来/在宅/リハデータ提出加算の算定に必要なデータ提出におけるFF1ファイルの入力・作成機能です。 カカリテにあるレセプトデータや、問診・所見票のデータを元に必要項目を一定程度補足します。 ※カカリテで作成いただけるのはFF1ファイルのみとなっております。 ※このページで修正した内容はカカリテ側の患者情報に反映されることはありません。あくまで外来様式1の修正のみを行っていただけます。患者情報を修正したい場合はカカリテの患者一覧＞患者詳細ページより実施ください。 ▼FAQ：患者情報を修正・削除したい

0.事前準備

①初期設定：「所在地」「届出状況」「主たる診療科」をご登録ください。 ②作成対象となる診療年月のレセプトをアップロードしてください。

1.データ作成

FF1作成方法は2通りあり、このページではExcelでの一括登録方法をご紹介します。 カカリテの画面上で個別に入力する方法はこちらのFAQ「患者ごとに個別で入力する方法」をご参照下さい。

1-1.Excelで入力する方法

※データ識別番号のインポート　 ご利用の電子カルテが、Hi-SEED/MAPs/Medical Station/Qualis/MRN等の場合に本作業が必要となります。 カカリテ上ではデータ識別番号を診察券番号の接頭を0で埋めた10桁を採番する仕組みになっております。ご利用の電子カルテにてデータ識別番号の採番規則を確認し、カカリテと異なる規則で採番されている場合は事前にデータ識別番号の取り込みを行ってください。 FAQ：データ識別番号のインポート　※必要な場合のみ 本作業の要否に迷ったら、よくあるお問い合わせ「データ識別番号の取り込みは必要ですか？」をご確認ください。
※FF1ファイルの取り込み 過去に他社ツール等でFF1を作成したことがあり、過去に提出したFF1データがお手元にある場合は、「FF1ファイル登録」機能で、作成時の内容をカカリテに引き継ぐことができます。 FAQ：FF1ファイルを取り込む　※必要な場合のみ
FF1をカカリテの画面上で一件ずつ入力・保存するのではなく、Excelで編集して情報を一括反映・FF1を一括保存したい場合にご利用いただける「Excel出力」「Excel登録」機能をご用意しています。以下のように情報を一括反映したい場合に便利に活用頂けます。
具体的な活用例▼ ・電子カルテなどから診察券番号・郵便番号を含むデータをCSVやExcel出力できる。カカリテで出力したFF1のExcelファイルに、そのデータをVLOOKUP関数で結合して、FF1に郵便番号を一括反映したい。 ※なお、Excelデータの加工については大変恐縮ですが弊社サポート対象外となっております。
⚠️
連番項目（1つの項目内で複数回答できる項目　例：診断情報/傷病）は最大5件までExcel出力します。5件以上の連番項目を登録する場合は画面から入力してください。

①FF1作成画面の表示

右上のメニューから「外来様式１作成」を選択します。
※作成前に初期設定：「届出状況」「主たる診療科」をご登録ください。 ※作成対象となる診療年月のレセプトをアップロードしてください。
外来様式１作成画面には、カカリテにレセプトの取り込みをしている月の患者データが表示されています。

②作成項目の選択

作成する項目のタブを「充実管理/外来」「在宅」「リハ」から選択します。
届出状況に応じて、いずれか、または複数の提出データを作成することができます。 それぞれのタブでデータを作成したものが、ファイル出力時には、1つのFF1ファイルに統合して出力する仕様となっています。 ※「リハ」のタブは表示されていない場合があります。ご希望の場合は、サポートチームまでご連絡ください。
⚠️
本機能では、登録したレセプトの内容に基づき、以下の条件で対象患者を抽出しております。デフォルトでは以下条件としておりますが、ご希望であれば条件を変更できます。対象患者の抽出条件やカスタマイズ方法について詳細はこちらを参照下さい。
作成したい項目のタブ「充実管理/外来」「在宅」「リハ」と診療年月を選択すると、対象患者一覧が表示されます。
※表示される対象患者についてはこちら（FAQ）

②Excelファイルを出力する

画面右上の「Excel出力」ボタンより、レセプトデータが入力済のエクセルファイルをダウンロードします。
※あらかじめ、レセプトおよびWEB問診シムビュー（問診・所見票）から連携できる情報がある項目については入力された状態になっています。 ★詳細な連携項目はこちらからご確認いただけます。

③Excelファイルのバックアップを保存

データを加工・編集する前にファイル名にダウンロードした日付を記載し、バックアップとして保存しておくことを推奨します。
Excelを加工して登録した後で、Excelの入力内容に不備があったことが判明し、FF1をExcel登録する以前の状態に戻したい、というような場合にバックアップしておいたデータをExcel登録することでデータの復元が可能です。バックアップが無い場合は、システム側でデータ復元することは困難なため、一度全てのFF1を削除して再度入力する形となる場合がございます。

④Excelデータの加工・編集

⚠️
Excelファイルに入力・加工する過程で、不要な値や不正な値の入力・既存の値の削除・他の月のデータを登録する等の操作を行われた場合、Excel登録後に正しくデータが反映されない、もしくはFF1データが破損する場合がございます。
また、Excelファイルにて入力・登録される際は、調査実施説明資料にて入力要領を確認の上、正確に情報入力するよう何卒ご注意ください。
※医療機関様におけるExcel入力・加工の過程で生じたエラーについては、弊社で原因特定や復元が困難な場合があります。あらかじめご了承ください。
データ加工・編集を行う際は、以下の点にご注意ください。
  • 既存の値の削除は不可。値を削除したことで空白が生じると、登録時にエラーが発生します。
  • 診療年月の書き換えは不可。診療年月を書き換えて登録することで、別の月にデータを引き継ぐことはできません。
  • 行の削除は可。データ作成対象から除外したい場合は該当患者の行を削除。
  • 行の挿入は可。挿入した行においてデータ入力を誤ると、誤った状態のままFF1に反映されますので、非推奨です。
  • 列の削除・挿入は不可。登録時にエラーが発生します。

⑤Excel登録の実行

画面右上「Excel登録」ボタンよりファイルをインポートいただくと、Excelデータの内容がFF1に反映され、自動で保存状態になります。
※Excel登録機能では、Excelファイル上の診療年月を参照し該当月のFF1にデータを反映する仕組みとなっております。異なる診療月のデータは登録できませんのであらかじめご了承ください。
FF1保存済みの患者は画面上、デフォルトでは非表示となり、「保存済み」を押すと保存済みの患者が表示されます。

⑥Excel登録後の編集

Excel登録後、個別に編集したい場合は「FF1ファイルの作成方法_患者ごとに個別で入力する方法 (2026)」にそって編集をお願いいたします。

⑦FF1ファイルを出力する

全ての患者の入力が完了したら、画面右上の「FF1出力」ボタンを押し、提出用FF1ファイルを出力します。
⚠️
一覧に表示されていても保存をしていない患者についてはFF1ファイルに掲載されません。必ずすべての患者の入力・保存ボタンの押下をお願いします。
「FF1出力」をクリックすると、選択しているタブ（充実管理/外来・在宅・リハ）に関係なく、「保存済み」のFF1がすべてまとめて1ファイルに出力されます。 ※在宅患者をFF1に含めたくない場合は、在宅FF1を作成しない（作成済の場合はFF1削除する）ようにしてください。

⑧エラーチェックの実施・提出

FF1出力後、外来医療等調査事務局が提供する外来データ提出支援ツールを使用して、エラーチェックを実施のうえで提出データを作成し、外来医療等調査事務局宛てに提出ください。
【ポイント】特に初回の作成では多くのエラーや警告が出る可能性があります。提出期限直前にエラーチェック・修正を行う負担は大きいため、期限に余裕を持って事前にエラーチェックを行って頂くことを推奨します。

⑨エラーチェック後の修正作業

外来データ提出支援ツールのエラーチェックの結果をカカリテで読み込み、エラーが出ている患者を一覧で確認することができます。また、一覧からエラーが出ている患者のFF1作成画面に遷移し、エラー箇所を修正することができます。詳細は以下のFAQを参照ください。 FAQ:エラーチェックの結果を読み込み、エラー箇所を修正する

2.Excel登録の実行でエラーが出たら

以下のようなエラー表示が出た場合は、エラー対象の患者のデータはFF1に反映されません。Excelデータの内容の見直し・修正を行い再度Excelファイルをアップロードしてください。
尚、以下の項目がExcel上で空白になっている場合に、エラー表示されます。
共通情報 高齢者情報 要介護度 終診情報
外来データ 糖尿病の有無 高血圧の有無 脂質異常症の有無 心不全の有無 慢性腎臓病 脳卒中の有無 急性冠症候群の有無
在宅データ 訪問の主傷病 - 自院診断の有無 患者の状態 バーセルインデックス 低栄養の有無 摂食・嚥下障害の有無 経管・経静脈栄養の状況
リハデータ バーセルインデックス FIM 訓練内容
※本来これらの項目は入力必須となっておりカカリテの入力画面上では空白にはなり得ません。Excel上で誤って値を削除され、そのファイルをカカリテに登録することにより、カカリテにもともと入力されていた値が消えて空白になってしまうことを防止するため、エラー表示でお知らせする形としています。

よくある質問

患者詳細を変更してもFF1ファイルに反映されません。
一度でも外来様式1作成画面を保存すると、出力データは保存したデータ（＝患者詳細の情報ではない）が出力されます。
  • 保存とは
    • FF1ファイルを登録した
    • 画面から「保存ボタンを押した」
    • Excelを登録した
  • 出力データ
    • FF1ファイル
    • Excel
    • FF1作成画面上の表示
例）Excel出力後、郵便番号が不明だったため空欄でExcel登録をした。その後患者詳細画面で郵便番号を編集。 ⇒この場合はExcel登録したデータが保存されてしまうため患者詳細画面の変更が反映されません。
Excelに提出が不要な患者が入っているのですが、FF1ファイルに反映させない方法はありますか？
Excel出力した場合、外来様式1作成画面の当該月の一覧に表示されている患者が全て出力されます。Excel登録をすると全ての患者が保存され、FF1ファイル出力時にも出力されます。 提出不要な患者がExcel上に存在する場合は、お手数ですが該当患者の行の削除をお願いします。削除された患者は保存されません。
その他、よくあるお問い合わせのページでも様々な事例をご紹介していますので、ご参考ください。
回答が見つかりませんでしたか？ サポートチーム kakarite-support@layered.inc までご連絡ください。